Coordonnateur(-trice) et registraire adjoint(e) du programme d’honneurs
Poste : Coordonnateur(-trice) et registraire adjoint(e) du programme d’honneurs
et de récompenses, Prieuré du Canada
Supérieur(e) immédiat(e) : Gestionnaire, exécutif et Prieuré
Lieu : Siège national, Ottawa (Ontario)
À propos d’Ambulance Saint-Jean :
Ambulance Saint-Jean (ASJ) est une organisation caritative profondément enracinée au Canada et
fière de son héritage mondial. Présente au Canada depuis 1883, ASJ fait partie d’une fédération
internationale d’organisations caritatives affiliées à l’Ordre de Saint-Jean, l’une des plus anciennes
institutions humanitaires au monde. L’Ordre mène des actions caritatives dans plus de 40 pays à
travers le monde, unis par un engagement commun à servir l’humanité et à améliorer la santé, la
sécurité et la qualité de vie des personnes et des communautés.
Au Canada, l’Ordre de Saint-Jean est officiellement reconnu comme un ordre national dans le Régime
canadien de distinctions honorifiques et est administré par le Prieuré du Canada. Le Prieuré du
Canada est une organisation fédérée qui regroupe le Siège national et des conseils indépendants
constitués en société représentant Ambulance Saint-Jean dans chaque province et territoire.
Ces conseils sont au cœur des opérations d’ASJ et sont responsables de la mise en œuvre de
programmes communautaires sur le terrain, de la formation en secourisme et en RCR, et d’initiatives
de santé et de sécurité basées sur le bénévolat. Bien que chaque conseil fonctionne de manière
indépendante en tant qu’entité caritative enregistrée, tous travaillent en collaboration dans le cadre
de valeurs et de normes communes et d’une direction stratégique partagée. Grâce à la collaboration,
cette fédération incarne une mission unifiée, celle de servir les communautés à travers le Canada avec
compassion, compétence et intégrité.
Partout au Canada, Ambulance Saint-Jean s’appuie sur un réseau passionné de plus de 10
000 bénévoles, de milliers de membres de l’Ordre et d’environ 400 employé(e)s. Ensemble, toutes
ces personnes dispensent des formations essentielles, prodiguent les premiers soins lors
d’événements communautaires, soutiennent les efforts d’intervention en cas de catastrophe et
consacrent d’innombrables heures à l’amélioration de la sécurité publique.
Rôle et principales responsabilités :
Le (la) coordonnateur(-trice) et registraire adjoint(e) du programme d’honneurs et de récompenses
supervise l’administration, l’organisation et la coordination nationale des programmes d’honneurs et
de récompenses du Prieuré du Canada. Ce rôle veille à l’exactitude, à l’efficacité et à l’intégrité de
tous les processus liés aux distinctions honorifiques, tout en fournissant un soutien administratif et
cérémoniel de haut niveau au Siège national, aux conseils et à l’Ordre de Saint-Jean.
- Registraire adjoint(e)
Fournir des conseils stratégiques et assurer l’efficacité de la gouvernance, de l’administration
et de la communication de la procédure de règlement des griefs pour les membres de l’Ordre,
en coordination avec le (la) secrétaire du Prieuré et le (la) gestionnaire, équipe de direction et
Prieuré.
- Honneurs et récompenses de l’Ordre de Saint-Jean et du Prieuré du Canada
Évaluer l’admissibilité des candidat(e)s, préparer les citations et la correspondance officielle,
tenir à jour la base de données nationale des bénévoles et le registre principal, et superviser
les stocks et la distribution des insignes et des médailles. La personne titulaire de ce poste
répond aux demandes de renseignements portant sur les distinctions honorifiques et les
archives, coordonne les documents pour les réunions semestrielles du Comité national des
honneurs et récompenses, vérifie l’exactitude des nominations, assure la liaison avec le bureau
de Saint-Jean international et Rideau Hall pour les approbations officielles et collabore avec
les conseils et les centres spécialisés pour soutenir les cérémonies locales d’investiture et de
remise de prix, en veillant au respect du protocole.
- Cérémonie annuelle d’investiture du Prieuré
Être responsable de l’organisation de tous les aspects de la cérémonie annuelle d’investiture
du Prieuré, y compris la coordination des invitations, des dispositions protocolaires et des
opérations liées à l’événement. Assurer la liaison avec des lieux, tels que le Sénat du Canada,
travailler avec des représentant(e)s de la GRC et des Forces armées canadiennes et superviser
les bénévoles et le personnel afin de garantir le succès des événements et le respect du
protocole. Des tâches annexes comprennent la gestion des places, le protocole officiel avec
les dignitaires, la distribution des insignes et des médailles, la préparation des documents
relatifs à l’événement et la coordination du dîner de gala de la soirée d’investiture en
collaboration avec le personnel du Siège national et du conseil.
- Assemblée générale annuelle du Chapitre du Prieuré
Être responsable de la coordination de tous les aspects administratifs et logistiques de
l’assemblée générale annuelle (AGA) du Chapitre du Prieuré, en veillant au respect des règles
de gouvernance et des délais. La personne titulaire de ce poste prépare et distribue les
nominations officielles, prend en charge la correspondance et la documentation des réunions,
tient des registres précis des participant(e)s et des résultats des élections, et assure la liaison
avec le personnel, les conseils et les fournisseurs pour gérer la logistique des réunions,
l’hébergement et le protocole des cérémonies.
- Comité national de la bourse
Être responsable de la coordination des réunions du comité, de la distribution des documents
pertinents et de la collaboration avec le service des finances afin de garantir la présentation de
rapports et le décaissement des fonds de la bourse en temps voulu.
- Autres tâches assignées
Formation et expérience professionnelle :
Diplôme de l’enseignement supérieur dans un domaine connexe, délivré par une école ou une
université reconnue, assorti d’un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle dans des postes
administratifs à responsabilités croissantes.
- Expérience dans le domaine de la collecte de fonds (de préférence).
- Expérience au sein d’une organisation caritative complexe et à multiples facettes.
Compétences et qualifications :
- Capacité avérée à communiquer efficacement à l’oral dans les deux langues officielles (de
préférence).
- Expérience de haut niveau dans la planification et l’organisation d’événements directoriaux et
cérémoniels.
- Solides compétences rédactionnelles, y compris en matière de précision.
- Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec la capacité de
coordonner les activités et d’obtenir des résultats.
- Solides compétences informatiques, y compris en matière de saisie de données.
- Connaissance du Prieuré du Canada, d’Ambulance Saint-Jean et de l’Ordre de Saint-Jean.
Compréhension des organisations à but non lucratif et des organisations dirigées par des
bénévoles.
- Bilinguisme (français/anglais).
Aptitudes personnelles :
- Souci du détail.
- Capacité à bien travailler en équipe.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs projets dans des délais variables.
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision ou d’orientation.
Conditions de travail :
- Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires en soutien dans le cadre de cérémonies
ou d’événements.
Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à sue.ghattas@sja.ca avec l'objet du courriel: Coordinateur du Programme des Distinctions et des Récompenses, et Assistant Registraire